De kinderopvangsector staat mogelijk aan de vooravond van een ingrijpende verandering. Met de komst van een DAEB-stelsel (Dienst van Algemeen Economisch Belang) verschuift kinderopvang steeds meer van een marktvoorziening naar een publieke voorziening die door private organisaties wordt uitgevoerd. Dat biedt kansen. Maar het brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Veel kinderopvangorganisaties richten zich momenteel vooral op de vraag wat DAEB betekent voor ouders, tarieven en financiering. Een minstens zo belangrijke vraag is echter:
Is onze organisatie straks administratief en organisatorisch in staat om aan alle nieuwe eisen te voldoen?
Wanneer kinderopvang onder een DAEB-regime valt, krijgen organisaties te maken met een grotere verantwoordelijkheid voor de juiste besteding van publieke middelen. Dat vraagt om meer dan een goede pedagogische visie en betrokken medewerkers.
Er moet ook aantoonbaar kunnen worden gemaakt:
- welke kinderen onder de regeling vallen
- welke opvang is geleverd
- welke financiering is ontvangen
- hoe capaciteit en middelen zijn ingezet
- dat aan alle voorwaarden en regelgeving wordt voldaan.
Waar administratieve processen nu vaak ondersteunend zijn, worden ze straks een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering.
De impact op administratie en planning
Veel organisaties werken momenteel met een relatief kleine backoffice. Contractbeheer, facturatie, kindplanning en personeelsplanning zijn vaak verdeeld over een of enkele medewerkers die de organisatie door en door kennen. Dat werkt prima zolang processen overzichtelijk blijven. Maar DAEB brengt extra complexiteit met zich mee:
- meer registraties
- strengere controles
- uitgebreidere verantwoordingsverplichtingen
- hogere eisen aan managementinformatie
- grotere financiële risico’s bij fouten
Een administratieve fout kan dan niet alleen leiden tot een correctie voor een ouder, maar mogelijk ook tot vragen van accountants, toezichthouders of financiers.
Personeelsplanning wordt belangrijker dan ooit
Personeelskosten vormen voor de meeste kinderopvangorganisaties meer dan 70% van de totale kosten. Tegelijkertijd blijft de druk op de arbeidsmarkt groot. Onder een DAEB-stelsel zal de behoefte aan een efficiënte planning verder toenemen. Bestuurders moeten continu inzicht hebben in:
- Bezettingsgraden
- Personeelsinzet
- capaciteit per locatie
- Wachtlijsten
- kosteneffectiviteit
Is alles zelf blijven doen nog de beste keuze?
Veel organisaties hebben de afgelopen jaren hun administratie en planning intern georganiseerd. Dat heeft voordelen: korte lijnen, kennis van de eigen organisatie en directe controle. Toch groeit bij veel ondernemers de vraag of dit model toekomstbestendig is. De uitdaging zit niet alleen in de hoeveelheid werk, maar vooral in de benodigde specialistische kennis. Denk aan:
- regelgeving;
- Bekostigingssystematiek
- Roosteroptimalisatie
- managementrapportages
- controle- en verantwoordingsprocessen
Wat levert uitbesteden op?
Steeds meer kinderopvangorganisaties onderzoeken daarom de mogelijkheid om (delen van) hun administratie en planning uit te besteden aan gespecialiseerde partners.
Dat kan verschillende voordelen bieden:
Meer continuïteit
U bent minder afhankelijk van individuele medewerkers. Vakantie, ziekte of personeelsverloop hebben minder impact op de bedrijfsvoering.
Meer specialistische kennis
Externe specialisten volgen ontwikkelingen in wet- en regelgeving dagelijks en beschikken over ervaring bij meerdere organisaties.
Betere stuurinformatie
Professionele administratie- en planningsorganisaties leveren vaak uitgebreide managementinformatie waarmee sneller kan worden gestuurd op bezetting, capaciteit en rendement.
Lagere kwetsbaarheid
Risico’s rondom fouten, achterstanden en kennisverlies worden kleiner.
Meer focus op de kerntaak
Directie, management en locatieverantwoordelijken kunnen zich richten op waar zij het verschil maken: kwaliteit van opvang, medewerkers en ouders.
Een strategische keuze
Uitbesteden is niet voor iedere organisatie de juiste oplossing. Sommige organisaties beschikken over een sterke interne backoffice en voldoende capaciteit om toekomstige ontwikkelingen op te vangen.
Maar de komst van DAEB maakt het wel verstandig om opnieuw naar de inrichting van ondersteunende processen te kijken met als centrale vraag “Wat kost het als onze organisatie straks onvoldoende is voorbereid op de administratieve en organisatorische eisen die DAEB met zich meebrengt?”
Tijd om vooruit te kijken
De kinderopvangsector heeft de afgelopen jaren bewezen zich snel aan veranderende omstandigheden te kunnen aanpassen. De invoering van DAEB vraagt opnieuw om vooruitdenken.
Organisaties die nu kritisch kijken naar hun administratie, planning en bedrijfsvoering, creëren straks meer rust, meer grip en meer ruimte om zich te richten op wat werkelijk telt: