Waar moet je op letten? – Deel 2

Veel kinderen maken gebruik van buitenschoolse opvang (BSO) na schooltijd en/of voorschoolse opvang (VSO) vóór schooltijd. Tussen opvang en school vindt dagelijks overdracht plaats. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar ook deze informatie-uitwisseling valt onder de privacywetgeving.

Hoewel opvang en school samenwerken in het belang van het kind, blijven het afzonderlijke organisaties. Dit betekent: gegevens mogen alleen gedeeld worden met toestemming van ouders — ook bij de dagelijkse overdracht.

Wat mag worden gedeeld – met toestemming?

Om kinderen goed te kunnen begeleiden, is het soms nodig dat opvang en school praktische informatie uitwisselen. Denk aan:

· Of een kind is afgemeld.

· Of er die dag iets bijzonders is voorgevallen.

· Of er signalen zijn waar de opvang of school op moet letten.

Mag gedeeld worden:

Gegevens mogen alleen worden uitgewisseld als ouders expliciet toestemming hebben gegeven, en er duidelijk is vastgelegd welke informatie wordt gedeeld, met welk doel en tussen welke partijen.

Let op: soms gaat het ook om bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over de gezondheid van een kind (bijvoorbeeld bij ziekte of een allergie). Voor het delen van dit type gegevens gelden extra strenge eisen onder de AVG: dit mag uitsluitend als het strikt noodzakelijk is voor de opvang of begeleiding én als ouders hiervoor expliciet en aantoonbaar toestemming hebben gegeven.

Niet toegestaan zonder toestemming:

Zelfs ogenschijnlijk ‘simpele’ informatie, zoals bijzonder gedrag of een incident op school, valt onder persoonsgegevens. Ook deze mogen niet worden gedeeld zonder ouderlijke toestemming.

Let op: Wanneer het gaat op gegevens over gezondheid (bijv. Ziekte) dan zijn dit bijzondere persoonsgegevens. De AVG stelt aan het uitwisselen van bijzondere persoonsgegevens hoge eisen.

Hoe regel je dit goed?

Een goede samenwerking vraagt om duidelijke afspraken en zorgvuldige vastlegging: Vraag ouders expliciet om toestemming voor dagelijkse gegevensuitwisseling tussen opvang en school. Leg vast wélke informatie gedeeld mag worden, en tussen wie. Gebruik een veilig systeem of schriftelijke verklaring waarin ouders hun toestemming geven.

Praktische tip: Stel samen een gestandaardiseerd toestemmingsformulier op waarin ouders kunnen aanvinken welke informatie mag worden gedeeld. Benoem ook hoe lang de toestemming geldig is en hoe deze ingetrokken kan worden.

Vooruitblik: samenwerking rondom zorg en ondersteuning

De dagelijkse overdracht is slechts één voorbeeld van gegevensdeling tussen opvang en school. In de volgende blog gaan we dieper in op de samenwerking bij extra ondersteuning of zorg voor een kind, en hoe je daarbij zorgvuldig met privacy omgaat.

Ondersteuning nodig bij privacy in de samenwerking?

Privacy op School en Arx Partner in Kinderopvang helpen scholen en opvangorganisaties bij het opstellen van praktische én juridisch verantwoorde afspraken over gegevensuitwisseling. Zo werk je samen aan goede opvang en onderwijs, zonder de privacy van kind en ouder uit het oog te verliezen.

Vragen of een keer sparren over je eigen situatie? Neem gerust contact op — we denken graag met je mee.